Wenn Du ein kleines Unternehmen führst oder gerade dabei bist, eines zu gründen, kennst Du die Herausforderung: Jeder Euro zählt. Und das gilt besonders bei der Ausstattung Deines Büros. Doch was viele nicht wissen: Möbel, Technik und selbst kleinere Anschaffungen lassen sich steuerlich absetzen – wenn Du die Regeln kennst und clever planst.

Egal ob Du ein kleines Büro mieten in Wien möchtest oder bereits in einem Business Center sitzt – dieser Guide zeigt Dir, wie Du bei Deiner Büroeinrichtung bares Geld sparst und gleichzeitig von einem professionellen Auftritt profitierst.

Was bedeutet Abschreibung überhaupt?

Wenn Du als Unternehmen oder Selbstständige:r Büroausstattung anschaffst, darfst Du die Kosten dafür nicht immer komplett im Jahr des Kaufs steuerlich geltend machen. Stattdessen werden sie über eine bestimmte Nutzungsdauer abgeschrieben – also jährlich anteilig abgesetzt.

Für Büroeinrichtung und -technik gilt in Österreich meist eine Nutzungsdauer von 3 bis 10 Jahren:

• Büromöbel (z. B. Schreibtische, Stühle, Regale): meist 10 Jahre
• Computer, Laptops, Drucker: meist 3 Jahre
• Leuchten und technische Ausstattung: ca. 5 Jahre

Wichtig: Liegt der Anschaffungswert unter 1.000 €, kannst Du die Kosten oft sofort im vollen Umfang absetzen – sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).

Der Standort macht den Unterschied – nicht nur optisch

Natürlich geht es bei der Wahl Deines Büros nicht nur um steuerliche Aspekte. Wenn Du ein kleines Büro mieten in Wien willst, kommt es auch auf den Standort, die Flexibilität und das Umfeld an. Eine zentrale Geschäftsadresse in Wien bietet Dir nicht nur einen steuerlich klar abgrenzbaren Arbeitsbereich, sondern auch einen enormen Imagevorteil.

Viele Start-ups und Solo-Selbstständige entscheiden sich daher für flexible Mietmodelle in Business Centern, die individuell skalierbar sind – ob als Coworking Space oder als private Einheit. Solche flexiblen Büros sparen Kosten, lassen sich leicht erweitern oder reduzieren und bringen zusätzliche Pluspunkte wie moderne Ausstattung, Gemeinschaftsküchen, Besprechungsräume und Empfangsservices mit sich.

Kosten clever planen und absetzen

Beispiel: Du mietest ein Büro und richtest es mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch (800 €), einem ergonomischen Stuhl (450 €) und einem Monitor (350 €) ein. Alles unter 1.000 €, alles sofort absetzbar. Für größere Anschaffungen wie einen Drucker (z. B. 1.500 €) wird die lineare Abschreibung angewendet, meist über drei Jahre – das heißt, jährlich 500 € steuerlich wirksam.

Zusätzlich können die laufenden Bürokosten – also Miete, Betriebskosten, Strom, Reinigung – als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, sofern das Büro ausschließlich geschäftlich genutzt wird. Bei einer Geschäftsadresse in Wien in einem Business Center ist das problemlos nachweisbar.

Produktivität durch Raumgestaltung steigern

Steuerlich attraktiv ist nur die halbe Miete – im wahrsten Sinne. Ein gut gestalteter Arbeitsplatz steigert nachweislich die Produktivität. Studien der TU Wien zeigen, dass moderne kreative Arbeitsräume mit Tageslicht, ergonomischer Ausstattung und akustischer Optimierung die Mitarbeiterzufriedenheit um bis zu 25 % erhöhen. Und zufriedene Mitarbeiter:innen arbeiten effizienter.

In einer Bürogemeinschaft kannst Du zudem von geteilten Ressourcen profitieren: Besprechungsräume, Drucker, Lounge-Bereiche – all das senkt nicht nur Kosten, sondern schafft auch Raum für Networking-Möglichkeiten, spontane Kooperationen und neue Kundenkontakte.

Beispiele aus der Praxis: Büro mieten mit Wachstumspotenzial

Ein Beispiel: Das Wiener Start-up „SocialWired“ begann 2021 mit zwei Mitarbeitenden in einem kleinen Büro im 2. Bezirk. Dank flexibler Mietbedingungen im Business Center konnten sie ohne Aufwand auf ein größeres Büro wechseln, als das Team wuchs. Die vorhandene Ausstattung konnte einfach ergänzt werden – neue Möbel, neue Technik, alles klar getrennt und steuerlich sauber abgegrenzt.

Ein anderes Beispiel: Die Grafikagentur „Pixelkind“ suchte eine Geschäftsadresse in Wien, um professioneller am Markt aufzutreten. Sie entschieden sich für einen Coworking Space mit eigener Adresse und mieteten zusätzlich einen Konferenzraum auf Abruf. Ergebnis: professionelle Außenwirkung, geringe Fixkosten, klare steuerliche Trennung – und neue Kund:innen durch Sichtbarkeit vor Ort.

Dein Büro soll mit Dir wachsen

Gerade in der Startphase willst Du nicht über Jahre gebunden sein – sondern flexibel agieren, ohne Abstriche bei Professionalität oder Steuervorteilen zu machen. Deshalb lohnt es sich, nicht nur Möbel, sondern auch den Ort der Arbeit strategisch zu wählen.

Ob Du ein kleines Büro mietest in Wien, Dir einen Platz in einer Bürogemeinschaft suchst oder gleich einen Coworking Space mit voller Ausstattung nutzt – Du profitierst steuerlich, emotional und geschäftlich.

Fazit: Mehr als nur Möbel – Deine Büroausstattung ist ein Business-Booster

Die richtige Kombination aus modernen Büroflächen, klarer Geschäftsadresse und flexibler Einrichtung schafft nicht nur steuerliche Vorteile – sie legt den Grundstein für effizientes Arbeiten, Wachstum und ein inspirierendes Arbeitsumfeld. Mach Deine Einrichtung zu einer Investition, die sich auf allen Ebenen auszahlt.