Wenn Du als Gründer:in oder Inhaber:in eines kleinen Unternehmens ein kleines Büro oder einen shared office mietest, stellst Du Dir wahrscheinlich irgendwann die Frage: „Wie funktioniert das eigentlich mit der Mehrwertsteuer auf die Miete?“ Und die Antwort darauf ist entscheidend – nicht nur fürs Finanzamt, sondern auch für Deine Liquiditätsplanung und Deinen Unternehmenserfolg.

Ob Du Dich für ein klassisches Büro, ein coworking space oder ein modernes Business Center entscheidest: Die steuerlichen Regeln rund um die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) bei Geschäftsraummieten in Österreich sind komplex, aber mit dem richtigen Know-how gut zu navigieren.

Büromiete und Umsatzsteuer: Die Basics

Grundsätzlich ist die Vermietung von Immobilien in Österreich umsatzsteuerbefreit – das bedeutet, Vermieter:innen müssen keine Umsatzsteuer verrechnen. Aber: Wenn es sich um Geschäftsräume handelt, dürfen Vermieter:innen freiwillig zur Umsatzsteuer optieren – und das ist in den meisten Fällen auch der Fall.

Das heißt: Die Miete Deines kleinen Büros wird in der Regel mit 20 % USt. verrechnet, sofern der Vermieter optiert hat. Für Dich als Unternehmer:in bedeutet das:

• Du musst die Mehrwertsteuer zwar zahlen
• Aber: Du kannst sie dir im Regelfall als Vorsteuer wieder zurückholen, wenn Du selbst umsatzsteuerpflichtig bist

Wichtig zu wissen: Wenn Du ausschließlich umsatzsteuerfreie Umsätze tätigst (z. B. als Arztpraxis oder Kleinunternehmer:in), kannst Du die Vorsteuer nicht abziehen – in diesem Fall wäre eine Miete ohne USt. oft günstiger.

Shared Office oder Coworking Space – was gilt hier?

In einem shared office oder coworking space sieht die Sache etwas anders aus: Da es sich meist um Paketangebote handelt (inkl. Reinigung, Internet, Infrastruktur), wird die Miete fast immer umsatzsteuerpflichtig angeboten – unabhängig davon, ob der Raum konkret zugewiesen ist oder nicht.

Das ist aber nicht unbedingt ein Nachteil. Ganz im Gegenteil: Wenn Du die Vorsteuer geltend machen kannst, bekommst Du die gezahlte Mehrwertsteuer zurück – und hast gleichzeitig ein professionelles Umfeld, das Wachstum, Networking-Chancen und Kundenzugang fördert.

Warum Lage und Umfeld mehr zählen als Du denkst

Die Entscheidung für ein shared office an einer prestigeträchtigen Adresse bringt nicht nur steuerliche Klarheit – sondern echten Business-Impact. Studien zeigen, dass Unternehmen, die in zentralen urbanen Lagen arbeiten, bei potenziellen Kund:innen und Investor:innen als vertrauenswürdiger und professioneller wahrgenommen werden. Die Company Image profitiert enorm von einem guten Standort – und genau das ist bei einem kleinen Büro in einem Business Center oder Coworking Space in Wien der Fall.

Ein urbaner Standort mit moderner Ausstattung unterstützt außerdem Deine Team-Produktivität, verbessert das Work-Life-Balance-Gefühl und sorgt für höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Und all das zahlt langfristig auf Deine Marke ein.

Erfolgsgeschichten aus dem Shared Office

Zahlreiche Unternehmen haben genau hier ihre Erfolgsgeschichte begonnen. Etwa das Social-Media-Start-up, das in einem shared office im 6. Bezirk begann und heute in ganz Österreich aktiv ist – gewachsen aus einem inspirierenden Umfeld, mit Zugang zu Events, Mentor:innen und einer dynamischen Community. Oder die Designerin, die aus einem kleinen Büro mit Coworking-Zugang ein kreatives Studio aufgebaut hat – unterstützt durch business synergy, lokale Verbindungen und eine ästhetisch durchdachte Umgebung, die Kund:innen sofort begeistert.

Kleine Büros – große Wirkung

Ein kleines Büro muss heute nicht mehr altmodisch oder abseits gelegen sein. Im Gegenteil: Durch skalierbare Mietlösungen, moderne Infrastruktur und community engagement kannst Du in einem kleinen Raum große Wirkung erzielen. Vor allem in einem Umfeld, das auf kollaborative Kultur, innovatives Design und professionelle Services setzt.

Die Mischung aus flexibler Nutzung, planbaren Kosten und steuerlicher Klarheit macht diese Lösung für viele Gründer:innen zur ersten Wahl.

Tipps zur optimalen steuerlichen Nutzung

• Frag beim Vermieter nach, ob die Miete umsatzsteuerpflichtig ist
• Klär mit Deiner Steuerberatung, ob Du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist
• Hol Dir eine detaillierte Rechnung, auf der USt. und Nettobetrag getrennt ausgewiesen sind
• Buch Deine Coworking-Miete als Betriebsausgabe – inklusive aller Nebenkosten
• Nutze steuerlich relevante Extras wie z. B. Meetingräume, Druckservices oder Infrastruktur

Fazit: Steuerlich durchdacht und strategisch positioniert

Die Mehrwertsteuer auf Büromiete in Österreich ist kein Hindernis – sondern ein Planungsfaktor. Wenn Du clever wählst, kannst Du nicht nur Kosten optimieren, sondern auch den perfekten Rahmen für Dein Unternehmen schaffen.

Ob Du Dich für ein shared office mit kreativer Community entscheidest oder ein kleines Büro mit klarer Struktur bevorzugst: Wichtig ist, dass Dein Standort, Deine Umgebung und Deine steuerlichen Rahmenbedingungen zu Deinem Business passen. Denn genau hier entstehen Wachstum, Vertrauen und neue Chancen.